Rekisteriseloste

Matkustajarekisteriä koskeva rekisteriseloste

Henkilötietotietolain 10 ja 24 §:ien sekä majoitus- ja ravitsemustoiminnasta annetun lain 6 ja 7 §:n mukaisesti.

Laatimispäivä: 1.12.2023

1. Rekisterinpitäjä

Majoituspalvelu Uninen Oy
Haruddintie 9, 07900 Loviisa
matti.rahkonen@gmail.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Matti Rahkonen
Majoituspalvelu Uninen Oy
matti.rahkonen@gmail.com
Haruddintie 9, 07900 Loviisa

3. Rekisterin nimi

Matkustajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri on majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain (308/2006) mukainen matkustajarekisteri, johon talletettavia matkustajienhenkilötietoja käsitellään lain vaatiman matkustajailmoituksen tekemiseksi, yleisen järjestyksen ja turvallisuuden takaamiseksi sekä rikollisen toiminnan ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi sekä tilastojen laatimiseen esimerkiksi kansallisen tilastoviranomaisen tarkoituksiin.

Lain mukaan matkustajan henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän asiakaspalvelu- ja suoramarkkinointitarkoituksiin, ellei matkustaja ole kieltänyt tällaista käsittelyä henkilötietolain 30 §:n mukaisesti.

5. Rekisterin tietosisältö

Majoitustoiminnan harjoittaja on vastuussa siitä, että matkustajasta tehdään ilmoitus (matkustajailmoitus). Ryhmämatkalle osallistuvista matkustajista voidaan tehdä yhteinen matkustajailmoitus. Ilmoituksesta on käytävä ilmi majoitustoiminnan harjoittajan toiminimi, yritys- ja yhteisötunnus sekä majoitusliikkeen käyntiosoite. Matkustajailmoituksessa on mainittava seuraavat tiedot (matkustajatiedot):

matkustajan täydellinen nimi ja suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus;
matkustajan mukana olevan puolison sekä alaikäisten lasten täydelliset nimet ja suomalaiset henkilötunnukset tai niiden puuttuessa syntymäajat;
matkustajan osoite;
maa, josta matkustaja saapuu Suomeen;
matkustajan matkustusasiakirjan numero; sekä
matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä, jos se on tiedossa.
Lisäksi matkustaja voi ilmoittaa matkustajailmoituksessa, tapahtuuko majoittuminen vapaa-ajanvieton, työn, kokouksen vai muun syyn takia.

Tietoja säilytetään yhden vuoden ajan rekisteriin kirjaamisesta ja tämän jälkeen matkustajatiedot poistetaan. Alla mainitut matkustajatiedot voidaan kuitenkin siirtää saman rekisterinpitäjän asiakasrekisteriin käsiteltäväksi siinä kerrottuja tarkoituksia varten:

matkustajan nimi ja syntymäaika;

kansalaisuus;
matkustajan osoitetiedot; sekä
vierailun ajankohta, kesto ja tarkoitus.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteritiedot kerätään matkustajalta itseltään matkustajailmoituksessa. Tämän pois sulkematta voidaan tietoja tallentaa tai päivittää vapaasti käytettävissä olevaa tietopalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä lainmukaisten vaatimusten täyttämiseksi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Matkustajarekisterin tietoja on majoitus- ja ravitsemistoiminnasta annetun lain mukaan luovutettava säännönmukaisesti poliisille tai muulle viranomaiselle sikäli, kun laki näin edellyttää.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tämän poissulkematta tietoja voidaan siirtää lain sallimissa tapauksissa

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Henkilötietoaineistoa säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tietojärjestelmissä tai vastaavissa digitaalisissa tallennusmuodoissa olevat tiedot suojataan teknisesti ja tallennetaan tietoturvallisella tavalla rajaten pääsy vain sellaisille henkilöille, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu

10. Rekisteröidyn henkilön oikeudet

A. Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Matkustajalla on aina oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot osoittamalla kirjallinen ja allekirjoituksella varustettu pyyntö kohdassa 2. mainittuun osoitteeseen. Mikäli tiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, voi matkustaja esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Rekisterinpitäjällä on myös oikeus ryhtyä oma-aloitteisesti virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamiseen.

B. Kielto-oikeus
Lain mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käyttämästä hänen tietojaan suoramarkkinoinnissa sekä markkina- ja mielipidetutkimuksissa. Kieltoasioissa rekisteröidyn tulee olla yhteydessä suoraan rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön sähköpostitse tai postitse.

Asiakasrekisteriä koskeva seloste

Henkilötietotietolain 10 ja 24 §:ien mukaisesti.

Laatimispäivä: 1.12.2023

1. Rekisterinpitäjä

Majoituspalvelu Uninen Oy
Haruddintie 9, 07900 Loviisa
matti.rahkonen@gmail.com

AHoP Management Oy, HOTELLIN puolesta
Hirsalantie 11, 02420 Jorvas, Finland
ahop@ahopmanagement.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Matti Rahkonen
Majoituspalvelu Uninen Oy
matti.rahkonen@gmail.com
Haruddintie 9, 07900 Loviisa

Jens Stenström
jens.stenstrom@ahopmanagement.com
AHoP Management Oy
Hirsalantie 11, 02420 Jorvas

3. Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakasrekisterin tarkoituksena on mahdollistaa rekisterinpitäjän tuottamien ja tarjoamien palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen sekä niiden laadun varmistaminen. Henkilötietoja käsitellään lisäksi varausten, laskutuksen, perinnän, luotonvalvonnan asiakkaan yhteydenottojen, asioinnin, asiakaskyselyiden, raportoinnin, markkinoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä. Rekisterissä olevaa tietoa voidaan käyttää myös tarjousten, kampanjoiden ja muiden markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröidylle. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen sekä muun kohdennetun markkinoinnin yhteydessä.

Asiakasrekisteriin talletettuja, jäljempänä eriteltyjä tietoja voidaan käyttää henkilötietolainsäädännön mukaisesti edellä mainitun lisäksi seuraavia tarkoituksia varten:

Asiakas- tai muun sopimussuhteen perustaminen, toteuttaminen, ylläpito ja kehittäminen;

Yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen ja varmistaminen sekä rikollisen toiminnan ja väärinkäytösten selvittäminen sekä ennalta ehkäiseminen;

Markkina- ja muut tutkimukset, tilastointi ja analysointi sekä muut perustellut käyttötarkoitukset.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteriin talletettavat tiedot voivat asiakas, sopimussuhde ja kohdekohtaisesti. Tiedot voivat käsittää ainakin seuraavat tiedot asiakkaasta: nimi, yhteystiedot, sähköposti, syntymäaika ja mahdollinen henkilötunnus, passin tai henkilökortin numero, kansalaisuus, vierailun ajankohta ja kesto, sekä vierailun syy. Mikäli asiakas on rekisteröitynyt johonkin rekisterinpitäjän tietoja tallentavaan palveluun, tallentaa voidaan mm. asiakkaan mielenkiinnon kohteita sekä profilointitietoja.

Rekisterinpitäjän kohteiden yleisissä tiloissa voi olla käytössä tallentava kameravalvonta yleisen turvallisuuden takaamiseksi ja vahinkojen estämiseksi. Kameravalvonnasta ilmoitetaan aina erikseen. Mainituissa tapauksissa videotallenteita käytetään yksinomaan majoitustilojen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseen ja varmistamiseen sekä mahdollisten rikosten ja väärinkäytösten selvittämiseen sekä ennaltaehkäisyyn. Kameravalvonnan tallenteita säilytetään enintään kaksi (2) viikkoa tallennuspäivästä lukien, pl. tilanteet, joissa säilyttäminen on perusteltua lainsäädännöstä tai viranomaistutkinnasta johtuen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteritiedot kerätään asiakkaalta itseltään. Tämän pois sulkematta voidaan tietoja tallentaa tai päivittää vapaasti käytettävissä olevaa tietopalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä lainmukaisten vaatimusten täyttämiseksi.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisteriin talletettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa kohdassa 4 mainittuja tarkoituksia varten rekisterinpitäjän kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluville yhtiöille sekä muille yhteistyökumppaneille. Lisäksi tietoja luovutetaan viranomaisille laissa määritellyn mukaisesti.

Asiakastietoja voidaan lisäksi siirtää ja tallettaa rekisterinpitäjään käyttämän palveluntarjoajan hallinnoimille palvelimille tietojen käsittelyn edellyttämässä laajuudessa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tämän poissulkematta tietoja voidaan siirtää lain sallimissa tapauksissa

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Henkilötietoaineistoa säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu

B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Tietojärjestelmissä tai vastaavissa digitaalisissa tallennusmuodoissa olevat tiedot suojataan teknisesti ja tallennetaan tietoturvallisella tavalla rajaten pääsy vain sellaisille henkilöillä, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

10. Rekisteröidyn henkilön oikeudet

A. Tarkastus- ja oikaisuoikeus
Asiakkaalla on aina oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot osoittamalla kirjallinen ja allekirjoituksella varustettu pyyntö yllä mainittuun osoitteeseen. Mikäli tiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, voi matkustaja esittää rekisteriasioista vastaavalle henkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Rekisterinpitäjällä on myös oikeus ryhtyä oma-aloitteisesti virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamiseen.

PNR (Passenger Name Record) Data File

In accordance with the Laws on Personal Data Protection, Act § 10 and 24 and Hospitality Act § 6 and 7.

Date of issue: 1.12.2023

1. The Registrar

Majoituspalvelu Uninen Oy
Haruddintie 9, 07900 Loviisa
matti.rahkonen@gmail.com

2. Contact person in registry matters

Matti Rahkonen
Majoituspalvelu Uninen Oy
matti.rahkonen@gmail.com
Haruddintie 9, 07900 Loviisa

3. Name of the register

PNR (Passenger Name Record)

4. The purpose of processing Personal Data

This PNR is required by Law in the hospitality Act (308/2006). Within the document, the recorded customer data is used to process the customer's PNR required by law, to ensure general order and safety, as well as to prevent and detect criminal activity, and for the production of statistics, for example, national statistical authority purposes.

By law, the passenger's Personal Data may be used for the Registrar's customer service and direct marketing purposes, unless the passenger has prohibited such processing according to the Personal Data Act, § 30.

5. Information in the Register

The accommodation operator is responsible for ensuring that a PNR is made. A joint declaration can be made for group travellers. The notification must include information on the accommodation operator name, company and corporate identity, as well as the street address. The passenger notification shall include the following information (passenger information):

Full name of the passenger, and a Finnish identity number or in their absence, dates of birth and nationality;
Full names of the Passenger's accompanying spouse and minor children, including their Finnish personal identity numbers or in their absence, dates of birth;
Passenger's address;
Country from which the passenger arrives in Finland;
Passenger's travel document number; and
The date of arrival and departure to the accommodation site, if known.
In addition, the passenger can inform in the PNR, whether the stay is related to leisure activities, work, meetings or any other reason.

Data will be stored for one year of registration, after which the passenger data will be deleted. The below mentioned passenger data may, however, be transferred to the same Registrar's customer register for handling, for the purposes also indicated below:

the name and date of birth of the passenger;
the nationality;
address information; and
timing of the visit, duration and purpose.

6. Regular Sources of Information

Records are collected from the passenger himself in the passenger notification. Not limited to this, the data can be stored and updated on the Registrar's open data collection system, in order to maintain the register up-to-date according to the lawful requirements.

7. Legitimate Disclosure of Data

According to the law on hospitality, it is required to hand over information in a PNR as per the rules, to police or other authorities in so far as the law so requires.

8. Transfer of data outside the EU or EEA

Information is not in principle to be transferred outside of the European Union or the European Economic Area. Nevertheless, data may in certain cases be transferred when permitted by the Law.

9. Principles for Protecting the Register

A. Manual
Personal Data is stored in locked premises, which are accessible only by persons whose duties include data processing.

B. Electronically Processed Data
Data stored in information systems or similar digital recording formats is protected through technology, with confined access only to persons whose duties involve data processing.

10. Rights of the Registree

A. Inspection and right to amend information
The passenger always has the right to check his or her own data stored in the register by extending a written and signed request to the address mentioned in paragraph 2. Should there be any errors or omissions in the data, the passenger may request to edit his or her information by submitting a request to a person in charge of the Registrar. The person in charge of the register also has the right to take own initiative in order to correct inaccurate or incomplete data.

B. Right of Refusal
By law, the Registree has the right to prohibit the Registrar from using his data for direct marketing purposes, and marketing and opinion surveys. In such prohibition cases the Registree must contact a person employed at the Registrar directly by email or mail.

Customer Register file description

Personal Data Protection Act § 10 and 24.

Date of issue: 1.12.2023

1. The Registrar

Majoituspalvelu Uninen Oy
Haruddintie 9, 07900 Loviisa
matti.rahkonen@gmail.com

AHoP Management Oy, HOTELLIN puolesta
Hirsalantie 11, 02420 Jorvas, Finland
ahop@ahopmanagement.com

2. Contact person in registry matters

Matti Rahkonen
Majoituspalvelu Uninen Oy
matti.rahkonen@gmail.com
Haruddintie 9, 07900 Loviisa

Jens Stenström
jens.stenstrom@ahopmanagement.com
AHoP Management Oy
Hirsalantie 11, 02420 Jorvas

3. Register name

Customer register

4. The purpose of processing Personal Data

The purpose of the Customer Register is to enable the provision and development of services produced and provided by the Registrar as well as ensuring their quality. In addition, Personal Data is processed in connection with bookings, billing, debt collection, credit control, customer contacts, transactions, customer surveys, reporting, marketing and other customer-related activities. Information in the registry can also be used to create offers, campaigns and other for targeting other marketing activities and customer communications to the data subject (the customer). Personal Data is also processed for sending newsletters and other targeted marketing.

In addition to the abovementioned, the below specified information stored in the register, may be used in accordance with the laws of Personal Data in addition, for the described purposes:

The establishment of a customer or other contractual relationship, implementation, maintenance and development;

Maintaining law and order and ensuring and maintaining security, as well as detecting and preventing criminal activities and abuse;

Market research and other studies, statistics and analysis, as well as other legitimate uses.

5. Information Content of the Register

Information in the customer registry is stored case by case for each customer and contractual relationship. Such information may include at least the following information about the customer: name, contact information, e-mail, date of birth and a passport or personal identification card number if applicable, nationality, date and duration of the visit and the reason for the visit. If the customer has signed up for any service provided by the Registrar that saves Personal Data, his or her interests and profile data may be saved.

There may be an activated recording camera in the Registrar's public areas to ensure public safety and to prevent damage. Camera supervision is always informed separately. In such cases, the video recordings are used exclusively for maintaining and ensuring the order and security of accommodation facilities, as well as for the prevention and detection / investigation of possible crimes and abuses. Camera surveillance recordings are kept for a maximum of two (2) weeks from the date of recording, except for in situations where retention is justified due to the law or regulatory investigations due.

6. Legitimate Sources of Information

Records are collected from the customers themselves. Nevertheless, data can be stored and updated in the Registrar's open information service register in order to meet the requirements of the Act.

7. Legitimate Disclosure of Data

Personal Data stored in the customer register may be shared together with the Registrar, for purposes mentioned in paragraph 4, with companies that belong to the same group at the time and other partners of the group. In addition, the information is handed over to the authorities in accordance with the Law.

customer information may also be transferred and stored to the service provider's servers used by the Registrar to the extent required for data processing.

8. Transfer of Data outside the EU or the EEA

No data, in principle, is to be transferred outside the European Union the European Economic Area. Nevertheless, data can be transferred to the extent permitted by the Law.

9. Principles for Protecting the Register

A. Manual
Personal Data is stored in locked premises, which are accessible only by persons whose duties include data processing.

10. Rights of the Registree

A. Inspection and Right of Correcting Information
The passenger always has the right to check and correct his or her own data stored in the register by extending a written and signed request to the address mentioned in paragraph 2. Should there be any errors or omissions in the data, the passenger may request to edit his or her information by submitting a request to a person in charge of the Registrar. The Registrar's representative also has the right to take own initiative in order to correct inaccurate or incomplete data.

B. Right of Refusal

By law, the Registree has the right to prohibit the Registrar from using his data for direct marketing, and marketing and opinion surveys. In such prohibition cases the Registree must contact a person employed at the Registrar directly by email or mail.Kirjoita tekstisi tähän...